一鍵復(fù)制
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企業(yè)行政管理基層崗位職責(zé)是什么 企業(yè)行政管理工作崗位篇一
行政主管的主要職責(zé)在綜合管理部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)、行政事務(wù)等工作的組織開展，為企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作提供有效支持和協(xié)調(diào)。其具體職責(zé)如圖4-1所示。
職責(zé)1 負(fù)責(zé)制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、預(yù)算方案，并報(bào)上級審核審批
職責(zé)2 辦理和妥善管理企業(yè)各項(xiàng)證照、資質(zhì)證件等，并配合相關(guān)部門的年檢工作
職責(zé)3 負(fù)責(zé)起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計(jì)劃 按照上級指示和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會、員工活動、市場類活動及各類會職責(zé)4 議、娛樂等各項(xiàng)活動，對會議與活動舉辦過程提供支持
搜集、整理企業(yè)內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫企業(yè)大事記;根據(jù)上級對企業(yè)內(nèi)刊的導(dǎo)職責(zé)5 向定位，統(tǒng)籌內(nèi)刊的編輯與發(fā)行工作
職責(zé)6 負(fù)責(zé)企業(yè)辦公設(shè)備和其他行政財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊、定期盤點(diǎn)等管理工作
職責(zé)7 組織來客接待、配合政府相關(guān)部門的檢查工作和其他外聯(lián)工作 職責(zé)8 對行政人員進(jìn)行人才儲備與培養(yǎng)、績效考核審核等 職責(zé)9 按時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-1 行政主管崗位職責(zé) 二、監(jiān)察主管崗位職責(zé) 監(jiān)察主管的主要職責(zé)是依照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門和相關(guān)人員遵守規(guī)章制度、規(guī)范紀(jì)律的情況，及時(shí)對工作過程中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為予以處理，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。其具體職責(zé)如圖4-2所示。
根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在綜合管理部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下制定監(jiān)察工作年度 職責(zé)1 計(jì)劃與目標(biāo)、工作流程并組織實(shí)施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作 職責(zé)2 協(xié)助部門經(jīng)理建立并完善企業(yè)的紀(jì)檢、審計(jì)等監(jiān)察管理制度、體系等
負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時(shí) 職責(zé)3 填寫監(jiān)察記錄 針對監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問題向上級提出整改建議、協(xié)調(diào)其他部門落實(shí)或直接組織 職責(zé)4 擬訂相關(guān)制度予以規(guī)范 協(xié)助外部相關(guān)單位或根據(jù)授權(quán)對企業(yè)員工違反國家法律法規(guī)及嚴(yán)重違反政紀(jì)案件職責(zé)5 進(jìn)行調(diào)查處理 參與對本企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)合同或某一時(shí)間之經(jīng)營活動的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)職責(zé)6 行專項(xiàng)審計(jì)或監(jiān)察工作
職責(zé)7 協(xié)助相關(guān)部門對在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問題的部門和人員進(jìn)行處理 職責(zé)8 受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機(jī)關(guān)受理的申訴 職責(zé)9 收集、保管監(jiān)察工作的重要資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作
組織實(shí)施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓(xùn)及廉潔自律承諾，以及對企業(yè)全體員工進(jìn)行職責(zé)10 廉潔宣傳教育的工作
職責(zé)11 按時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-2 監(jiān)察主管崗位職責(zé) 三、行政助理崗位職責(zé)
行政助理協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成企業(yè)行政事務(wù)性工作及綜合管理部的日常事務(wù)工作，以保證日常辦公行政事務(wù)順利進(jìn)行。其具體職責(zé)如圖4-3所示。
協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)起草和修訂各項(xiàng)規(guī)章制度、計(jì)劃規(guī)劃等，進(jìn)行日常行政工作的組織職責(zé)1 與管理 職責(zé)2 負(fù)責(zé)文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷毀、借閱
負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的電話接聽和記錄工作、來訪客人的接待工作以及部門經(jīng)理的職責(zé)3 日程安排
職責(zé)4 負(fù)責(zé)督辦上級領(lǐng)導(dǎo)向相關(guān)人員交辦的專項(xiàng)事務(wù)
協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)做好會議前準(zhǔn)備和會后清理工作，負(fù)責(zé)會議記錄、紀(jì)要的整理、職責(zé)5 打印、存檔等工作整理和下發(fā)會議紀(jì)要，對會議決議進(jìn)行催辦、落實(shí) 職責(zé)6 負(fù)責(zé)本部門內(nèi)辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放工作
協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成對本部門員工的考勤、績效考核工作，對行政部工作人員的工職責(zé)7 作給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)
職責(zé)8 按時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-3 行政助理崗位職責(zé) 四、行政專員崗位職責(zé)
行政專員的主要職責(zé)是在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，計(jì)劃安排日常行政辦公事務(wù)并執(zhí)行，保證
行政工作的順利實(shí)施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行政服務(wù)。具體職責(zé)如圖4-4所示。職責(zé)1 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復(fù)印和傳真工作
職責(zé)2 負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)證照的保管和使用登記工作，并配合相關(guān)部門進(jìn)行年檢 職責(zé)3 協(xié)助行政主管接待訪客、配合政府相關(guān)部門進(jìn)行檢查以及其他外聯(lián)工作等
職責(zé)4 協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，發(fā)揮輿論的導(dǎo)向性作用 職責(zé)5 本企業(yè)內(nèi)部圖書、報(bào)刊、資料的管理 職責(zé)6 及時(shí)完成行政主管交辦的其他工作 圖4-4 行政專員崗位職責(zé) 第二節(jié) 日常事務(wù)管理制度 一、文件管理制度 文件管理制度 第1章 總則 第1條 目的。
通過對公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。
第2條 適用范圍。
本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。
根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹墑澐?，可分為下列五級文件。具體如下表所示。
公司內(nèi)部文件各層級內(nèi)容范疇 文件等級 文件內(nèi)容
一級文件 公司章程、基本法、質(zhì)量手冊等體系文件、公司營運(yùn)資質(zhì)證照等 二級文件 公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等 三級文件 公司日常工作流程和制度 四級文件 各部門、車間內(nèi)部文件 五級文件 各類記錄 第3條 管理職責(zé)劃分。
(1)各級主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理(或管理者代表)還承擔(dān)著對公司各類體系文件進(jìn)行定期評審的職責(zé)。(2)總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。
(3)綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù) 責(zé)公司營運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管;其中，綜合管理部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。
(4)各職能部門負(fù)責(zé)對各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。
第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則
第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。(1)第一部分:公司代號，代碼為×××。
(2)第二部分:層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。
(3)第三部分:大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產(chǎn)制造類)、市(市場營銷類)、研(研發(fā)類)、其(其它類)等。
(4)第四部分:小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)(目標(biāo)計(jì)劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(wù)(總務(wù)后勤類)、保衛(wèi)(保衛(wèi)類)、生產(chǎn)(生產(chǎn)類)、質(zhì)管(質(zhì)管類)、項(xiàng)管(項(xiàng)目管理類)、產(chǎn)研(產(chǎn)品研發(fā)類)、其(其它類)等。
(5)第五部分:文件流水號，代碼為001,999。
第5條 公司內(nèi)部各級文件編碼示例如下(以綜合管理部文件為例)。(1)一級文件:×××1—001。(2)二級文件:×××2—綜—001。(3)三級文件:×××3—綜—行政—001。(4)四級文件:×××4—綜—行政—001。(5)五級文件:×××5—綜—行政—001—001。第3章 公司各級文件編制、審核、審批規(guī)定
第6條 公司一級文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。
第7條 公司二級文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會審。經(jīng)會審后，二級文件需交總經(jīng)理審批。
第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個(gè)(含2個(gè))職能部門，其編 制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。
(1)目標(biāo)類、計(jì)劃類三級文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營副總審核。
(2)人事、行政、總務(wù)類三級文件由綜合管理部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。
(3)財(cái)務(wù)類三級文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。(4)生產(chǎn)制造類三級文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總(或廠長)審核。
(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營銷副總審核。
(6)供應(yīng)類三級文件由采購部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營副總審核。第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定表 文件類別 覆蓋范圍 編制主管部門 審批人員
分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的《設(shè)備操作 分管各部門的 部門發(fā)文 保養(yǎng)卡》及各類機(jī)械圖紙、技術(shù)部的《工藝作業(yè)指歸口職能部門
主管副總
導(dǎo)書》、生產(chǎn)部的各工序《生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書》等
部門、車間僅限于本部門、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與各部門、各車間 分管副總 內(nèi)部文件 公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突 內(nèi)安排部 各類記錄 參與質(zhì)量體系文件中的《記錄控制程序》
第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交綜合管理部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。
第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定
第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理部制定分發(fā)號，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號，以便追溯。
第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi) 部文件的發(fā)放由綜合管理部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。
第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況:大批發(fā)放與零星發(fā)放。
(1)大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。
(2)零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。
第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標(biāo)識的文件。
第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。第16條 文件發(fā)放完畢后，綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。
第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定
第17條 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢?場所)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。
第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請表》，申請更換或增發(fā)。
(1)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。(2)根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。(3)文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。
第19條 《文件領(lǐng)用、借閱申請表》需經(jīng)綜合管理部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號;增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號順序新增一個(gè)分發(fā)號。
第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。
(1)當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請表》，經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。
(2)借閱時(shí)最長時(shí)間不得超過半個(gè)月。
(3)公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合管理部或體系文件 管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。
第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定
第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。(1)公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。
(2)文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。(3)文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。
(4)有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。
第22條 文件修改程序規(guī)定如下。
(1)公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。
(2)文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。
(3)文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃(改)或換頁等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。
第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。
(1)當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識區(qū)分工作。
(2)作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。
第24條 文件評審規(guī)定如下。(1)綜合管理部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評審工作。
(2)文件評審的時(shí)間可與體系文件的管理評審相結(jié)合，評審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。
第7章 附則
第25條 本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。
第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。二、檔案管理制度
檔案管理制度 第1章 總則 第1條 目的。
為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價(jià)值，防止公司信息泄露，特制定本制度。
第2條 檔案管理體系
(1)公司成立兩級檔案管理體系，綜合管理部下屬檔案室為公司檔案主要責(zé)任單位，綜合管理部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員;公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)。
(2)檔案分類、目錄、編號的原則由綜合管理部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應(yīng)與公司的其他資料庫，如工程施工、設(shè)計(jì)資料庫等分開管理。密級檔案必須保證安全。文書結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用的，應(yīng)留副本使用。
第2章 文件、檔案整理 第3條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。(1)檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。(2)文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。
(3)文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。(4)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。(5)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送綜合管理部簽收后，將文件歸檔處理。
第4條 文件整理
點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。
(1)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。
(3)文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。
第3章 檔案分類
第5條 檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
第6條 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
第7條 同一“小類”(或細(xì)類)的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。第8條 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。
第9條 檔號的表示方式如下:a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2;其中，a1a2為經(jīng)辦部門代號，b1b2為大類號，c1c2為小類號，d1為檔案卷次，e1e2為檔案目次。
第4章 檔案名稱及編號 第10條 檔案名稱。
(1)檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
(2)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示:其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。
(3)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
(4)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
(5)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第11條 檔案編號。
(1)新檔案。應(yīng)從《檔案分類編號表》查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。
(2)檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號并予以同號編列。
(3)檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。
(4)檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第5章 檔案歸檔管理
第12條 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。
第13條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。
檔案保存期限一覽表
類別 永久保存類 10年保存類 5年保存類 1年保存類
1(公司章程 1(公司內(nèi)部預(yù)、決算書類 1(期滿或已解除的結(jié)案后無 2(股東名冊 2(會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表 合同文書 需長期保
3(公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工3(事業(yè)計(jì)劃資料 2(正在執(zhí)行當(dāng)中的存的文書 內(nèi)容
作細(xì)則等 4(其他規(guī)定需10年保存的合同文書 4(總經(jīng)理、股東會記錄 文書 3(其他規(guī)定需保存5 5(財(cái)務(wù)報(bào)表 年的文書 6(政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的文件 7(不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 8(工程設(shè)計(jì)、施工、竣工資料 9(其他規(guī)定須永久保存的文書
注:上述非永久保存的資料過期之后，必要時(shí)可以用光盤存錄備查。第6章 檔案調(diào)閱管理
第15條 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。
第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人員接到《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！稒n案調(diào)閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。
第19條 調(diào)閱期限不得超過2個(gè)星期，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。
第21條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
第22條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。
第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對摘抄的材料進(jìn)行審查簽章。
第24條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第25條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。
第7章 檔案清理
第16條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。第17條 每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。
第19條 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
第20條 對于已失去作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。
第21條 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。第8章 附則
第22條 本制度由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、報(bào)主管行政事務(wù)的行政副總審批后生效。修訂、廢止時(shí)亦同。
第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。四、會議管理制度 會議管理制度 第1章 總則 第1條 目的為了規(guī)范公司的會議召開程序，確保會議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司各級、各類會議的組織與管理。第2章 會議分類 第3條 根據(jù)會議范圍分類 根據(jù)會議的范圍，可以分為以下五種。
(1)公司級會議，包括全公司員工大會、全公司技術(shù)人員、項(xiàng)目經(jīng)理、施 工隊(duì)長等的大會或代表大會。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
(2)專業(yè)性會議，指公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開的會議。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織召開，公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。
(3)系統(tǒng)或部門工作會議，指由各職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部召開的會議。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，公司領(lǐng)導(dǎo)視情況派員參加。
4)廠、部、庫、隊(duì)、班、組會議，指由基層單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作、生活情(況召開的會議，上一級領(lǐng)導(dǎo)也可派員參加。
(5)上級或外單位在本公司召開的會議(現(xiàn)場會、報(bào)告會、演講會等)或公司的業(yè)務(wù)會(管線施工管理、維護(hù)管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會議)，應(yīng)由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
第4條 根據(jù)會議內(nèi)容分類
根據(jù)會議的內(nèi)容，可以分成四大類。
(1)行政專業(yè)會議，包括董事常務(wù)會、董事代表會、董事辦公會、總經(jīng)理常務(wù)會、公司事務(wù)性會議、公司年度員工大會、公司經(jīng)營分析會、質(zhì)量分析會、安全工作會、專業(yè)技術(shù)工作會、工程設(shè)計(jì)任務(wù)完成及調(diào)度專門會議、公司各級部門工作例會、班組班前例會等。
(2)各類代表大會，包括員工代表會、各級各類人員代表大會、工會代表大會、黨團(tuán)員代表大會、婦女代表大會、董事會代表大會等。
(3)專題會議，包括問題研討會、專員研討會、工作專題會等。(4)其他會議，包括定期的例會、臨時(shí)性會議等。第5條 部分會議的議題安排
上述部分會議的內(nèi)容安排如下表所示。部分會議的內(nèi)容細(xì)則 會議名稱 會議議題安排
董事常務(wù)會 研究公司重大事項(xiàng)、決策、人員任免等 董事代表會 部署、研討公司重大工作事項(xiàng)等 董事辦公會 研究、布置董事會工作及人員任免 總經(jīng)理常務(wù)會 研究、布置公司行政工作，討論重大問題
公司事務(wù)性會議 月、半年、年工作例會，主要領(lǐng)導(dǎo)參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)主持 公司年度員工大會 總結(jié)工作、布置工作、表彰先進(jìn)
公司經(jīng)營分析會 匯報(bào)公司日常經(jīng)營進(jìn)展情況、各項(xiàng)指標(biāo)完成情況、存在的主要問題，并提出改進(jìn)措施等
匯報(bào)、總結(jié)公司在工程、維護(hù)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問題，質(zhì)量分析會
并研究改進(jìn)措施和辦法
匯報(bào)、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車等情況，分析發(fā)生事故原因，檢安全工作會
查事故防患措施
專業(yè)設(shè)計(jì)、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問題專題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的采用專業(yè)技術(shù)工作會
情況，專利利用及改進(jìn)情況，專業(yè)技術(shù)研討、專業(yè)培訓(xùn)、員工技術(shù)考核等 公司部門工作例會 檢討工作，總結(jié)布置工作，定時(shí)例會
總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務(wù)和安全生產(chǎn)情況，指出存在班組班前例會 問題、注意事項(xiàng)、好人好事、上級有關(guān)通知要求等
每星期、每月、半年、年度定期召開的例會，其內(nèi)容、召開時(shí)間、參加人員、會議地點(diǎn)、定期的例會
時(shí)長等應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉;非臨時(shí)更改，一般不再通知
一般應(yīng)提前2天報(bào)行政辦公室審批;未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得隨意改動正常例會，以建立臨時(shí)性會議
正常的、有規(guī)律的工作秩序 第3章 會議數(shù)量與質(zhì)量控制 第6條 會議數(shù)量控制
對會議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作。(1)建立嚴(yán)格的會議審批機(jī)制。
?公司一切會議歸行政辦公室審批，防止會議無準(zhǔn)備、無預(yù)告、無明確議題，保證會議召開的必要性?？砷_可不開的會不開，能采用別的方法解決的不開，無實(shí)質(zhì)性或純禮節(jié)性會議不開，能合并的不單獨(dú)召開，已有明確決議的不重復(fù)開等。
?本著“下級服從上級、小會服從大會、局部服從全局”的原則召開會議。?凡涉及多部門的會務(wù)性會議，應(yīng)統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會議的必要性和有效性。
(2)科學(xué)設(shè)置例會。
不斷檢查分析，取消無存在價(jià)值的例會，合并效率不高的例會。(3)提高相關(guān)人員掌握會議的水平。
根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。
第7條 會議質(zhì)量控制 為有效地控制會議質(zhì)量，應(yīng)從以下10方面進(jìn)行考慮。(1)會議目的是否明確。(2)開會時(shí)機(jī)是否成熟。(3)會議規(guī)模、規(guī)格是否適度。(4)會議應(yīng)緊湊，決不短會長開。(5)準(zhǔn)備工作應(yīng)反復(fù)檢查，充分準(zhǔn)備。
(6)主持人應(yīng)具備把握會議的能力，能適時(shí)引導(dǎo)會議按既定方案進(jìn)行，達(dá)到預(yù)定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會。
(7)排除會議干擾，要求手機(jī)設(shè)置為靜音，禁止在會場打電話、高聲談?wù)?，要求與會者坐姿端正并記錄會議決議等。
(8)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會議效率。
(9)議題集中，不宜過多，保證較短時(shí)間內(nèi)能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。
(10)一切會議應(yīng)有計(jì)劃、議程主要發(fā)言人必須有發(fā)言稿或詳細(xì)發(fā)言提綱。第4章 會議準(zhǔn)備 第8條 參加人員
(1)需要通知參加會議的人員，主要包括四類。?對會議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者。?對會議議題有絕對決定權(quán)力者。?會后行動的直接執(zhí)行者。?對會議議題有專門知識或經(jīng)驗(yàn)者。
(2)會議主辦部門應(yīng)嚴(yán)格控制參會人數(shù)，無關(guān)或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對于討論性會議，總?cè)藬?shù)一般不超過20人。第9條 會議時(shí)間
確定會議的時(shí)點(diǎn)與長短，需要做好以下四個(gè)方面的工作。
(1)事先調(diào)查，保證會議安排在多數(shù)與會人員能集中精力開會的時(shí)間段。(2)盡量安排在關(guān)鍵人員的最佳開會時(shí)間。
(3)在保證效果的前提下力求開短會，并留有機(jī)動時(shí)間。
(4)把握開會時(shí)機(jī)，時(shí)間緊迫的會議應(yīng)盡早開，留給與會者執(zhí)行落實(shí)會議決議的時(shí)間;需要與會者充分研討的，應(yīng)提前較長時(shí)間告知會議議題，給與會者留出充分的準(zhǔn)備時(shí)間。
會議議程安排 第10條
議程由主辦單位擬定，主要包括會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、其他要求等。
(1)重要議題安排在會議前一時(shí)間段。
(2)明確或控制會議中各議題的時(shí)長，防止時(shí)間失控。(3)控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。(4)保證與會者有備而來。
(5)注意引導(dǎo)、歸納、提升會議議題。
(6)需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時(shí)間耽擱。
(7)連續(xù)2,3小時(shí)以上的會議應(yīng)安排中間休息，一般為10分鐘。第11條 會場布置
會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標(biāo)語、音響、投影、照明、通風(fēng)等的安排和布置，具體要求如下。
(1)會場空間應(yīng)便于與會人員進(jìn)出。(2)座位應(yīng)有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。
(3)會議必須的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進(jìn)行會前檢查。
(4)會場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環(huán)境。第12條 會議通知
(1)通知的擬定和要素:參加人員名單、會期、開始時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn) 備的事項(xiàng)及要求，并應(yīng)注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話號碼、職務(wù)以及所在單位和蓋章等。
(2)通知書寫:文字應(yīng)簡潔明了、全面周到，用電話等形式的會議通知應(yīng)準(zhǔn)備底稿。
(3)無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)要通知清楚。
(4)為保證與會人員按時(shí)到會，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步進(jìn)行。(5)對于重要會議進(jìn)行預(yù)先通知后，應(yīng)監(jiān)督準(zhǔn)備情況，保證開會時(shí)各方面均準(zhǔn)備到位。
(6)對參會的關(guān)鍵人員應(yīng)當(dāng)面通知或多次核實(shí)能否按時(shí)到會。第5章 會中管理 第13條 人員簽到
(1)準(zhǔn)備簽到表格、牌、卡或與會人員簽到花名冊等。
(2)簿式簽到:參加會議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會。(3)大會工作人員代簽:按準(zhǔn)備好的應(yīng)參加人員花名冊，來一個(gè)由大會工作人員“?”表示到會，“×”表示缺席，“o”表示請假等。
(4)證卡簽到:預(yù)先打印參加大會的卡，發(fā)給個(gè)人填寫姓名及其他內(nèi)容，到會場交給主持大會工作人員，以統(tǒng)計(jì)到會、未到會人員情況。(5)座次表簽到:預(yù)先將參加大會人員安排座位，到會人員到座位在表上消號或打“?”。
(6)電腦簽到:預(yù)先將與會者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會人員按指紋或刷磁卡簽到。
(7)簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計(jì)出應(yīng)到、實(shí)到人數(shù)，未到人，交大會主持人。
第14條 會場服務(wù)
(1)引導(dǎo)座位:工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺就座人員的座次位置。
(2)分發(fā)會議文件、材料:重要文件可發(fā)到個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可會場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。
(3)內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息:對大會進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項(xiàng)，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項(xiàng)。
(4)維護(hù)會場秩序:保證會場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，減少會議中的走動。
(5)處理會中臨時(shí)事項(xiàng):承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會人員交辦的急事。(6)其他服務(wù):對會中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別需求。保持會場通風(fēng)、采光和衛(wèi)生。
第15條 會議進(jìn)程管理
(1)主持人應(yīng)熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等。
(2)尤其主持人和主講人應(yīng)按時(shí)到位，在開會前10分鐘由主持人清點(diǎn)人數(shù)，按時(shí)開會。
(3)要注意基層與會人員的想法、看法。(4)主持人應(yīng)集中與會者的意見后做總結(jié)，引導(dǎo)圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊。
(5)討論前應(yīng)明確討論的議題，要及時(shí)糾偏和引導(dǎo)。(6)科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排。(7)減少中途退席，特別是主要與會人員退席的發(fā)生。(8)一般情況下不改變議程安排。
(9)當(dāng)議論達(dá)到預(yù)期目的時(shí)，應(yīng)及時(shí)小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議題。(10)主要研討的議題一般應(yīng)放在大會前半部分時(shí)間。第16條 會議記錄
(1)行政辦公室應(yīng)派專人對會議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點(diǎn)要做好會議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。
(2)會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并及時(shí)在會上通過。第6章 會后工作
第17條 行政辦公室的會后工作
(1)督促參會行政人員及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔。
(2)按會議紀(jì)要和決議內(nèi)容，督促相關(guān)部門和人員逐項(xiàng)落實(shí)會議決策，以期達(dá)到召開會議的預(yù)期目的。
第18條 會議主持人員
會議主持人員應(yīng)及時(shí)對會議的主持情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高主持會議的能力。第7章 附則
第19條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。第20條 本制度由發(fā)布之日起開始執(zhí)行。第三節(jié) 日常事務(wù)管理表格 一、文件目錄清單 文件標(biāo)題
文件類別 ?規(guī)范類 ?規(guī)格類 ?標(biāo)準(zhǔn)類
文件號 文件名稱 版本 頁數(shù) 日期 備注 1 2 3 二、文件發(fā)放清單 日期 文件編號 文件名稱 版次 數(shù)量 領(lǐng)用人 領(lǐng)用部門 補(bǔ)發(fā) 經(jīng)手人 備注 三、文件回收清單 文件名稱 文件編號 回收頁次/全部 經(jīng)辦人
回收部門 數(shù)量/頁次 回收日期 人員簽字 四、文件作廢申請單 文件名稱 文件編號 作廢頁數(shù) 申請作廢部門 作廢原因 申請人 日期 申請部門主管 日期 需回收數(shù)量 分布部門數(shù)量 文件管理部門主管 日期 備注
五、檔案存放備查表 樓 層 房間
全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案卷起止號數(shù) 柜 欄 格 柜 欄 格
六、歸檔案卷目錄表
卷宗號: 目錄號: 部門: 案卷順序號 立卷類目號 案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注
七、文件檔案明細(xì)表 保險(xiǎn)庫號 柜位號 擬存至日期
入庫日期 出庫日期 部門 文件名稱內(nèi)容 類別 收件人簽收 年 月 日 年 月 日 八、檔案調(diào)閱記錄單 編號: 日期: 年 月 日 文件類別 文件名稱 內(nèi)容概述 調(diào)卷部門 調(diào)閱人 調(diào)閱用途
調(diào)閱期限 自 年 月 日起至 年 月 日止，計(jì) 日 原收入編號 借出日期 檔號 歸還日期 年 月 日 備注 保管人簽章
核準(zhǔn): 主管: 注:本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備查。
企業(yè)行政管理基層崗位職責(zé)是什么 企業(yè)行政管理工作崗位篇二
行政管理崗位職責(zé)
?辦公室正(副)主任
1.主持辦公室日常工作，負(fù)責(zé)本單位行政、總務(wù)、后勤等各項(xiàng)工作的管理與協(xié)調(diào)。
2.貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，確保行政管理工作規(guī)范有序。 3.負(fù)責(zé)起草、審核各項(xiàng)請示、報(bào)告和工作總結(jié)等文稿。
4.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)決算方案起草工作，管理本單位的財(cái)政撥款與資金運(yùn)作。 5.負(fù)責(zé)接待來訪人員及媒體采訪等工作。6.保管公章，審核及出具介紹信、證明文件。7.組織、協(xié)調(diào)本單位離退休工作。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。?人事
1.負(fù)責(zé)辦理人員招聘、人員流動和職工退休工作等有關(guān)手續(xù)。 2.辦理職工政審及有關(guān)人事(工資)證明。
3.負(fù)責(zé)各類人員的工資調(diào)整和社會保險(xiǎn)費(fèi)繳納及其關(guān)系轉(zhuǎn)移工作。 4.負(fù)責(zé)各類人員的考核、晉升、獎懲等具體工作。
5.負(fù)責(zé)人事(工資)統(tǒng)計(jì)、文書檔案及人事(干部)檔案工作。 6.具體實(shí)施落實(shí)本單位離退休人員工作。?出納
1.遵守國家財(cái)經(jīng)法規(guī)、會計(jì)人員工作規(guī)則及本單位制定的財(cái)務(wù)規(guī)定。 2.保守財(cái)務(wù)秘密，不私自向外提供或泄露本單位會計(jì)信息。3.嚴(yán)格審核原始憑證，把好報(bào)銷關(guān)，對不符合規(guī)定的原始憑證應(yīng)及時(shí)指出并要求更正。
4.登記銀行、現(xiàn)金日記賬，做到日清月結(jié)，月末核對銀行對賬單。 5.兼任本單位工會出納工作，即時(shí)登記現(xiàn)金日記賬，編制現(xiàn)金報(bào)表。6.及時(shí)發(fā)放在職員工及離退休人員工資憑據(jù)。?總務(wù)崗位職責(zé)
1.管理本單位固定資產(chǎn)，定期清點(diǎn)造冊，及時(shí)與會計(jì)賬冊核對，做到賬實(shí)相符。
2.采購、保管和報(bào)修辦公設(shè)備、用品及雜品，做到物盡其用，避免浪費(fèi)。 3.每日收發(fā)報(bào)紙、雜志、信件、傳真。4.督促檢查所內(nèi)清潔衛(wèi)生工作。
5.負(fù)責(zé)本單位消防、安全具體工作，定期檢査，及時(shí)消除隱患。 6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。?機(jī)要
1.做好保密工作，妥善保管好各類機(jī)要文件。
2.收發(fā)各類機(jī)要文件并登記人冊、人柜、歸檔，負(fù)責(zé)文件的傳閱工作。 3.按規(guī)定及時(shí)清理、銷毀文件。?圖書資料
1.系統(tǒng)地掌握圖書、資料或相關(guān)專業(yè)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識，熟悉圖書、資料專業(yè)的文獻(xiàn)狀況。
2.掌握有關(guān)業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)選書、分類、主題標(biāo)引、編寫提要、解答咨詢課題、編制書目索引等工作；掌握資料科學(xué)管理的基礎(chǔ)知識，主持閱覽室的讀者輔導(dǎo)、咨詢和檢索等服務(wù)工作。3.利用計(jì)算機(jī)開展業(yè)務(wù)工作，檢索學(xué)術(shù)信息.
